Mesdames et Messieurs
Nos processus ne pouvaient plus être optimisés avec le « numéro de commande/libération ». Afin de garantir notre performance en termes d’amélioration du flux d’informations, de traçabilité, d’automatisation et de numérisation, nous avons modifié notre communication pour utiliser des références de livraison.
Cela signifie qu’au lieu d’attribuer un « numéro de commande/libération » pour 4 camions par exemple, nous attribuerons 4 références pour chaque camion (1 référence par moyen de transport) avec le « numéro de livraison/GSIN ».
En interne, nous avons modifié les processus en décembre 2023, et à partir de mars 2024, toutes les livraisons UFA SA ne fonctionneront plus qu’avec le « NUMÉRO DE LIVRAISON/GSIN ». Nous vous prions de vous préparer si, en plus du numéro de commande/libération, on vous demande également le numéro de livraison/numéro GSIN, afin d’éviter des retards lors du chargement ou du déchargement.
Dans le cadre d’une traçabilité et d’une automatisation complètes par moyen de transport, il est impératif que le « numéro de livraison/GSIN » soit utilisé à l’avenir sur tous les documents que vous créez, au lieu du bien connu « numéro de commande/libération ».
Dans les mois à venir, le traitement des factures fournisseurs passera au « numéro de livraison/GSIN ».
Veuillez noter que le « numéro de livraison/GSIN » est un numéro qui est unique et qui ne peut être utilisé qu’une seule fois.
Si vous avez des questions, vous trouverez ci-dessous une FAQ avec les questions que vous pourriez vous poser. Si vous avez d’autres questions, veuillez vous adresser à la personne qui vous a remis le document contenant le lien vers cette page. Cette personne sera certainement capable de vous aider ou de répondre à votre question et de vous renseigner en interne.
Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi utilisons-nous le numéro GSIN ?
Grâce aux caractéristiques du numéro GSIN, nous pouvons garantir la traçabilité et offrir un échange de données électroniques (EDI) fiable.
La numérisation du processus de livraison (planification, chargement, dédouanement, déchargement, contrôle, …) est réalisée grâce à/avec ce numéro GSIN.
Le numéro GSIN sera également utilisé comme référence pour les factures. Cela nous permet également d’automatiser le processus de facturation et donc de payer rapidement les factures.
Où puis-je trouver le numéro GSIN sur le document ?
Le numéro GSIN se trouve généralement dans la partie inférieure des documents que vous recevez.
Je ne peux pas saisir l’intégralité du numéro GSIN dans le système.
Le numéro GSIN peut être raccourci. Les 9 derniers numéros sont obligatoires.
Je ne peux pas imprimer le numéro GSIN complet sur les documents.
Le numéro GSIN peut être raccourci. Les 9 derniers numéros sont obligatoires.
Puis-je utiliser le GSIN plusieurs fois ?
Non, le GSIN est un numéro unique qui ne peut être utilisé qu’une seule fois.
Que se passe-t-il avec le « numéro d’ordre/libération » ?
Le « numéro de commande/libération » reste valable. Pour que nous puissions numériser le processus de livraison, nous avons également besoin d’un identifiant unique par livraison.
Exemple (camion) : la commande (4711) de 100’000 kg est livrée en 4 livraisons/camions (0815, 0816, 0817, 0818) de 25’000 kg chacun.
Quelle référence dois-je indiquer sur mes factures ?
Le numéro GSIN sera également utilisé comme référence sur les factures. Cela nous permet également d’automatiser le processus de facturation et donc de payer rapidement les factures.
Qu’est-ce qu’un numéro GSIN ?
Une identification unique d’une livraison selon le standard GS1 GSIN (Global Shipment Identification Number) est une solution standardisée (standard GS1) reconnue / répandue dans le monde entier (plus d’infos sur https://www.gs1.org/standards/id-keys/gsin).
Quand utiliser un numéro GSIN ?
Le numéro GSIN est un numéro attribué par un vendeur, un expéditeur ou un transporteur de marchandises afin d’identifier un envoi. Les unités logistiques conservent le même GSIN pendant toutes les phases du transport, de l’origine à la destination finale.
Quels sont les avantages d’un numéro GSIN ?
- Chaque numéro GSIN est unique, grâce à une structure définie :
(i) Préfixe d’entreprise https://www.gs1.org/standards/id-keys/company-prefix,
(ii) référence d’expédition,
(iii) chiffre de contrôle (comme par ex. pour un numéro IBAN ou un numéro de carte de crédit). - Un numéro GSIN ne peut pas être utilisé plus d’une fois pendant dix (10) ans.
- Le numéro GSIN peut être affiché/codifié dans un code-barres/code-barres (sur l’étiquette logistique).
- Le numéro GSIN répond aux exigences d’une référence d’envoi unique (UCR) selon l’Organisation mondiale des douanes.